Definición de mejora continua

La mejora continua es un concepto que se aplica en la gestión de empresas para mejorar los procesos productivos. Su principal objetivo consiste en la optimización y perfeccionamiento de la calidad de los productos y servicios, y la eficiencia en los procesos de trabajo.

La mejora continua se desarrolla a partir de un conjunto de metodologías basadas en la revisión y análisis del desarrollo, los costos y oportunidades de crecimiento y la maximización del rendimiento y la calidad de la producción. Se trata de un conjunto de estrategias cuyo fin es alcanzar la forma más efectiva para el mejoramiento constante de las empresas y organizaciones.

Existen múltiples formas de llevar adelante un proceso de mejora continua, aunque todas coinciden en la importancia de la revisión y evaluación constantes de los procedimientos operativos, a fin de optimizarlos y minimizar al máximo sus errores. En este sentido, una instancia fundamental del proceso de mejora continua se basa en la revisión y el análisis de los propios modos de producción.

En sus orígenes, el concepto de mejora continua comenzó a emplearse durante el siglo XX, en un contexto de crecimiento y desarrollo de la industria y el mercado empresarial. Las primeras ideas y técnicas de mejora continua surgieron a partir de la intención de lograr una mejoría en la calidad de los productos y servicios brindados a los clientes. Las herramientas utilizadas para gestionar la mejora continua se basaron en el análisis de los niveles de satisfacción de los clientes como principal medidor de perfeccionamiento.

Hoy en día, en un contexto de cambio vertiginoso en las nuevas tecnologías e innovaciones en todos los ámbitos, la mejora continua es una estrategia fundamental para potenciar el desarrollo y la actualización de las empresas en el mundo del mercado. Los productores buscan adoptar métodos y herramientas innovadoras que sirvan para potenciar sus capacidades productivas y mejorar la oferta de sus productos y servicios.

Entre las corrientes y metodologías más importantes se destacan:

• Método Kaizen.
• Seis Sigma.
• Lean Manufacturing.
• Gestión de la calidad total (TQM).
• Método justo a tiempo (JIT).

Principios fundamentales de la mejora continua.

Existe una serie de principios fundamentales de mejora continua que se expresan en forma de lemas o frases, las cuales resumen los aspectos más importantes para desarrollar con éxito la mejora continua en las empresas y organizaciones. A continuación, veremos cada uno de ellos:

• Simplifica los procesos (del inglés, «keep it simple«, también llamado: KIT).
• Si no puedes medirlo, no podrás gestionarlo («If yo can't mesure it, you can't manage it»).
• Confía en los datos, pero verifícalos («Trust, but verify»).
• Si introduces datos erróneos, producirás datos erróneos («Garbage in, garbage out» ).
• Crea una mentalidad para la mejora continua («Mindset for continuous improvement»).
• Mantente en un estado de mejora constante, pues la mejora no tiene límites («improvement has no limits»).
• Cada cosa en su lugar y un lugar para cada cosa («Each thing in its place»).
• Trabaja en equipo («Teamwork»).

Principales estrategias de mejora continua.

La mejora continua es un concepto amplio que involucra un conjunto diverso de estrategias y metodologías, cuyo fin en común es el de alcanzar una proceso de mejora creciente para el desarrollo de las empresas. En este sentido, existen múltiples estrategias fundamentales que impulsan la mejora continua:

• Cultura de mejora constante: Para alcanzar la optimización de los productos y servicios, es preciso establecer una cultura de la mejora continua, tanto en el funcionamiento de la empresa u organización como en cada uno de sus miembros. La cultura de mejora constante implica el desarrollo de trabajos basados en una filosofía centrada en el concepto de mejoría. En este sentido, la empresa y sus miembros, deben mantenerse en un estado de perfeccionamiento, aprendizaje y desarrollo constantes, es decir, deben hacer de la mejora continua una cultura de trabajo a fin de alcanzar mejores resultados en sus procesos y dinámicas productivas.
• Enfoque en el cliente: Se basa en la importancia de la opinión y satisfacción de del cliente para la mejora de aquellos aspectos que sean importantes para sus necesidades y demandas. Este principio se basa en la idea de que «el cliente tiene la razón», por lo que se realizan estudios y estadísticas sobre el nivel de satisfacción de los clientes, con el fin de optimizar los productos y satisfacer sus demandas. La gestión de relaciones con el cliente (CRM) es fundamental para captar el target, perfil y experiencia del cliente con el fin de perfeccionar los servicios y productos brindados.
• Gestión basada en hechos y datos: Para alcanzar una mejora concreta y tangible en los procesos de desarrollo, resulta imprescindible desarrollar una gestión que esté sustentada en hechos y datos concretos. Trabajar desde los datos empíricos y recoger los resultados reales de las operaciones ayuda a eliminar los conceptos erróneos y ajustar la calidad de los productos y servicios a las necesidades concretas de los clientes.

Requisitos esenciales para la mejora continua.

Garantizar la mejora continua requiere un conjunto amplio de acciones tendientes a mejorar los procesos productivos:

• Gestión del cambio.
• Trabajo en equipo.
• Resolución de problemas.
• Aprendizaje organizacional.
• Desarrollo de productos ágiles.
• Comunicación efectiva y feedback constructivo.
• Cultura organizacional.
• Sostenibilidad y objetivos de desarrollo sostenible (ODS).
• Responsabilidad social corporativa (RSC).
• Innovación y creatividad.
• Pensamiento crítico y pensamiento sistémico.
• Efectividad, productividad y competitividad.
• Liderazgo situacional.
• Coaching y mentoring.
• Empoderamiento de empleados.
• Análisis de decisiones.
• Eficiencia operativa.
• Gestión del conocimiento y capital intelectual.
• Desarrollo profesional, aprendizaje continuo, formación y capacitación.

Enfoques y metodologías de mejora continua.

• Método Kaizen: Se conoce como Kaizen, del japonés «kai» (cambio) «zen» (bueno o mejor), a un concepto propio de la cultura japonesa que se popularizó ampliamente en Occidente y se vinculó con la idea de una mejora continua en el mundo de las empresas y la industria. El kaizen es un método de mejora continua basado en un conjunto de operaciones concretas que implican la participación de todos los miembros de una empresa u organización. Su fin principal consiste en alcanzar el mayor nivel de optimización y minimizar al máximo los errores en el funcionamiento operativo de la empresa. El método kaisen se basa en el desarrollo de pequeñas y constantes acciones tendientes a incrementar de manera paulatina y sostenida el perfeccionamiento de las empresas y organizaciones. Se orienta a generar una conducta metódica y una actitud proactiva en cada uno de los miembros de la empresa para optimizar al máximo el funcionamiento del conjunto total. Existen múltiples versiones del método kaisen, entre las que se destacan:
  • Círculo de calidad (grupo kaisen).
  • Kaisen Nissan (método 2 días 2 horas).
  • Karakuri kaizen.
  • Kaizen kobetsu.
  • Teian kaizen.

• Seis Sigma: Se trata de una estrategia de mejora continua basada principalmente en la reducción al máximo de los errores en el proceso de entrega de productos o servicios a los clientes. La metodología seis sigma extrae su nombre de la utilización de herramientas estadísticas en donde el «sigma» (de la letra griega «σ») representa la desviación típica en donde la curva estadística muestra una mayor número de errores. El objetivo de la estrategia seis sigma es disminuir al máximo esta desviación, con el fin de que el proceso se encuentre dentro de los parámetros de satisfacción del cliente. De esta manera, el rango de efectividad de los procesos se mantiene en el límite de los 6 sigmas, lo que significa que la desviación de los resultados está dentro de los parámetros del mínimo error. Se llama DPMO (defectos por millón de oportunidades) al número de errores por un millón de procesos realizados. El número 6 sigma corresponde a un cantidad de 3,4 errores por cada mil millones de procesos realizados (DPMO). Así, la estadística se expresa a partir de 6 valores de eficiencia en los que el número 6 equivale al menor número de DPMO:
  1. Sigma: 30,85 % de eficiencia (691.462 DPMO).
  2. Sigma: 69,15 % de eficiencia (308.537 DPMO).
  3. Sigma: 93,33 % de eficiencia (66.807 DPMO).
  4. Sigma: 99,18 % de eficiencia (6.210 DPMO).
  5. Sigma: 99,977 % de eficiencia (233 DPMO).
  6. Sigma: 99,99966 % de eficiencia (3,4 DPMO).

• Lean Manufacturing: También llamada «fabricación ajustada», «producción limpia» o «producción sin desperdicios», es un método de gestión de la producción basado en la reducción al máximo de gastos y desperdicios en los procesos de manufacturación. Consiste en alcanzar la mínima utilización de recursos a fin de sólo disponer de aquellos que son estrictamente indispensables para la producción, y descartar todo tipo de exceso, deshecho o desperdicio en el proceso. Así, eliminando los excesos en la producción se alcanza una mejora significativa en la calidad de los productos, al mismo tiempo que se logra una reducción del tiempo de producción y sus costos. Con este fin, el método de producción limpia se basa en la reducción de los 8 factores más grandes de desperdicio en la generación de productos manufacturados:
  1. La sobreproducción.
  2. El transporte.
  3. Los tiempos de espera.
  4. El inventario.
  5. El exceso de procedimientos.
  6. Los defectos y errores.
  7. Movimientos y desplazamientos.
  8. El hecho de no aprovechar la creatividad de los miembros.

• Gestión de la calidad total (TQM): Es una estrategia de mejora continua basada en el control y la gestión de la calidad en todos los niveles del trabajo de producción. Su principal objetivo consiste en desarrollar una consciencia en cada uno de los miembros de la empresa sobre la importancia de la calidad en cada proceso de desarrollo. Es un método utilizado en múltiples ámbitos como las empresas, los gobiernos e, incluso, en la educación. La estrategia TQM enfatiza dos grandes aspectos de la mejora continua:
• El trabajo conjunto y coordinando de todos los integrantes de la empresa.
• La búsqueda de la mayor satisfacción para los clientes.

Según la metodología TQM, cada instancia del trabajo debe ser considerada una pieza clave para su desarrollo total. La valoración y gestión de la calidad de trabajo y producción en cada momento del proceso contribuye a la mejora continua de los productos y servicios brindados. Además, la atenta comunicación e interacción con los clientes es un aspecto fundamental de esta metodología. Mejorar la calidad en la comunicación con los clientes acerca de los productos o servicios que este consume potencia en gran medida la mejora continua de la empresa, sus productos y su relación con los clientes.

• Ciclo PDCA (Planificar-Hacer-Verificar-Actuar): Consiste en un método interactivo de resolución de problemas que se desarrolla a partir de cuatro pasos fundamentales. Se trata de un proceso creciente de desarrollo espiralado, cuyo fin es la mejora continua a partir de aplicar el ciclo PHVA para el desarrollo constante de mejorías en la empresa. Fundamentalmente, el ciclo PHVA se utiliza para tratar y solucionar problemas en el desarrollo de la gestión de proyectos y procesos productivos. Los cuatro pasos del ciclo PHVA son:
  1. Planificar: Se trata de elaborar un plan de proyecto en el que se consten los objetivos y métodos, el cronograma de trabajo, una proyección final del producto y los posibles riesgos o dificultades.
  2. Hacer: Se trata de poner a prueba el plan de proyecto a fin de comprobar su eficacia y ajustar errores o posibles mejorías para su realización.
  3. Verificar: Se trata de la verificación de la fase 2, en donde se evalúa con datos concretos los pros y contras del plan de proyecto.
  4. Actuar: Una vez planificado y verificado el plan de proyecto, la cuarta fase consiste en todas aquellas acciones necesarias para llevar adelante con éxito el proyecto empresarial.

• Método justo a tiempo (JIT): De sus siglas en inglés «Just in time», es una estrategia de mejora continua aplicada a la logística, específicamente a la gestión de inventarios y transporte de materiales de trabajo. Se trata de un sistema de optimización en el tiempo de distribución de insumos para la producción, a partir utilizar los materiales justo en el tiempo en que se necesitan. Esto contribuye a disminuir la acumulación de materiales del inventario, lo que agiliza y economiza los procesos de producción. También conocido como método Toyota, el JIT es una estrategia de origen japonés, ampliamente utilizada en empresas de alto rendimiento como Toyota. Se aplica no sólo a la logística sino también para reducir los costos en materia prima, partes de ensamblaje y elaboración del producto final.

Herramientas y técnicas de mejora continua.

• Mapeo de procesos: Es una herramienta que se utiliza para llevar un control y monitoreo más preciso de los procesos productivos de la empresa. Consiste en establecer gráficos y sistemas de mapeo de cada uno de los pasos importantes en la realización de proyectos empresariales. Mediante el mapeo de procesos se trata de visualizar el flujo del desarrollo de trabajo, con el fin de brindar una mayor comprensión de sus dinámicas, sus virtudes y sus puntos a mejorar.
• 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke): Se trata de un método de origen japonés basado en cinco aspectos fundamentales para el desarrollo de la mejora continua:
  1. Seri (clasificación): Se clasifican aquellos elementos que son indispensables y se eliminan los que son innecesarios, con el fin de reducir el desorden en los espacios de trabajo y optimizar los procesos esenciales.
  2. Seiton (orden): Luego de la clasificación, el siguiente paso consiste en la organización del espacio de trabajo. Se trata del ordenamiento sistemático de los procesos para optimizar y facilitar los tiempos de trabajo.
  3. Seiso (limpieza): Consiste en un mantenimiento constante de la limpieza y orden del espacio de trabajo, a partir del desarrollo de hábitos diarios de limpieza para mantener un espacio laboral limpio y agradable.
  4. Seiketsu (estandarización): Se trata del establecimiento de criterios y normas estandarizadas de trabajo, las cuales facilitan, agilizan y optimizan los procesos productivos. La estandarización sirve para sostener de manera continua el trabajo realizado en los pasos anteriores.
  5. Shitsuke (disciplina): En esta etapa, se busca fomentar y consolidar el ciclo 5S a través de una disciplina y cultura constante de mejora en los miembros de la empresa. La disciplina permite consolidar la totalidad del ciclo y llevar la mejora continua de la empresa a niveles cada vez más organizados de optimización y desarrollo.

• Diagramas de Ishikawa: También llamado «diagrama de espina de pescado» (debido a su forma) o de «causa y efecto», es una herramienta para la identificación de problemas desarrollada por el experto en control de calidad Kaoru Ishikawa. Se trata de una herramienta que muestra, mediante un esquema claro y preciso, las posibles causas u orígenes de un problema o dificultad específica. Su metodología consiste en la organización racional y detallada de los pasos de un proceso, con el fin de hallar los problemas devenidos en cada una de sus etapas. Generalmente, este diagrama suele ser utilizado en el ámbito industrial, pero se extiende también a otros ámbitos empresariales diversos. Es considerada una de las siete herramientas principales en las estrategias de control de calidad.
• Diagramas de Pareto: Es una herramienta gráfica basada en el llamado Principio de Pareto, postulado por el economista italiano Vilfredo Pareto, según el cual el 80% de los efectos son producidos por el 20% de las causas. A partir de este principio, el diagrama consiste en un gráfico de barras que organiza los datos de forma descendente, de izquierda a derecha y divididos por barras. Se utiliza para establecer un orden de prioridades en los problemas a resolver, a partir de la idea de que existen muy pocos problemas importantes y muchos otros que son insignificantes. En este sentido, los problemas fundamentales se colocan a la izquierda (como prioritarios) y los menos importantes a la derecha. Este diagrama contribuye al estudio de los errores en la industria y las empresas comerciales, así como también se utiliza el análisis de problemáticas sociales y organizacionales de todo tipo.

• Análisis de causa raíz: Se trata de un proceso aplicado para detectar la causa de los problemas en los distintos procesos de desarrollo. Es una herramienta fundamental para la mejora continua, ya que permite resolver problemas a partir de identificar su causa principal. Esta metodología suele aplicarse de forma reactiva, es decir, después de la aparición de los errores, con el fin de evitar los mismos en futuros desarrollos y aplicar una mejora preventiva en los procesos de trabajo.
• Control estadístico de procesos (SPC): También llamado «control gráfico de procesos», consiste en el uso de gráficos para el desarrollo de estrategias estadísticas, cuyo fin es la optimización constante de los procesos productivos. El control estadístico de procesos permite utilizar criterios medibles y objetivos para la identificación y resolución de problemas operativos. Esta herramienta recopila datos de diferentes mediciones en distintos ámbitos y momentos del proceso productivo, los cuales permiten detectar y corregir las fallas que puedan afectar considerablemente al proceso y el producto final. Esta metodología contribuye a la reducción de desperdicios, deshechos y errores evitando que las fallas lleguen al consumidor final del producto.

Otras herramientas de mejora continua.

• Scrum (estrategia de resolución rápida de problemas).
• Benchmarking (estudio de las competencias de mercado).
• Mejora de procesos de negocio (BPI).
• Despliegue de la función de calidad (QFD).
• Análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Amenazas).
• Tecnología de la información (TI).
• Sistemas de gestión de la calidad (SGC).
• Indicadores clave de rendimiento (KPI).
• Planificación de recursos empresariales (ERP).
• Gestión de la cadena de suministro (SCM).
• Software como Servicio (SaaS).
• Inteligencia de negocios (BI).
• Análisis predictivo.
• Minería de datos.
• Aprendizaje automático (Machine Learning).
• Inteligencia artificial (IA).
• Transformación digital.
• Automatización de procesos.

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Aci, E. M. (1 de mayo de 2024). Definición de mejora continua. Estrategias, metodologías, herramientas y procesos. Definicion.com. https://definicion.com/mejora-continua/