Se habla de administración para hacer referencia a la capacidad de organizar una determinada actividad de acuerdo a un criterio de eficacia máxima, marcado por su norte u objetivo. Si bien es una palabra que en los últimos años se ha vinculado mucho con el ámbito empresarial y con su variante colectiva, lo cierto es que toda actividad, incluso las que se desarrollan de manera individual, es pasible de ser realizada con o sin una administración consciente de sus recursos.
Ejercemos una determinada modalidad de administración en cada actividad, nos demos cuenta o no. Por ejemplo, cuando una persona pone el despertador a una cierta hora por la mañana, tiene en cuenta los minutos que tiene disponibles antes de tener que salir, o empezar a preparar el desayuno, y asigna prioridades al descanso, a la posibilidad de darse un baño antes de salir, o si quiere reservar un tiempo para leer las noticias. Todo el tiempo administramos nuestros recursos. Pero, el tema es que, si tan compleja y multifacética es esta asignación de prioridades en el ámbito individual, imaginemos lo que empieza a suceder cuando lo que ha de ser coordinado es el esfuerzo de diferentes personas.
La vida moderna implica, en la mayoría de los casos, que las personas comparten espacios. Esto se da desde los núcleos familiares hasta las comunidades educativas, religiosas o deportivas, y, sobre todo, en el terreno de lo laboral. Hoy en día las empresas y las organizaciones son el principal agente económico y, como es natural, se han desarrollado diversos sistemas a fin de obtener del funcionamiento de estos grupos la máxima eficacia, el mayor beneficio. Con ello se ha desarrollado muchísimo el conocimiento que se tiene de las dinámicas grupales y de la administración de los diferentes sectores.
Este conjunto de ideas, intuiciones, teorías y modelos han pasado a conformar el cuerpo de una disciplina que se llama así: Administración, o bien Administración de Empresas. La misma tiene grado universitario y es una de las carreras más estudiadas en la mayoría de las universidades en los últimos años.
Etimología.
El estudio acerca del origen del término nos remonta al vocablo latino administratio, que se conforma por medio del prefijo ad– (que indica el lugar hacia el que algo se dirige, el destino), del término minister (“el que sirve”, “el que está subordinado a”) y del sufijo –tio (“acción y efecto”). Así, podemos deducir una línea de significado en “la acción y el efecto de subordinar algo con miras a un fin”.
En el contexto que minister se usaba allá atrás en el tiempo, también presentaba una asociación habitual con la realización de un encargo, como en el caso de una tarea que se le asigna a un capataz. Luego, en la Edad Media, se empezó a utilizar en el marco de las actividades jurídicas y gubernamentales, en la línea de “procurar el manejo o la organización”. De aquí se sigue el empleo que hoy se hace en el sentido de un “ministro”, como aquel funcionario que se ha designado para llevar adelante la administración de una tarea específica. Ya en el siglo XIX pasó a llamarse administración a la acción de conducir los destinos de un estado.
Antecedentes históricos.
Si bien hay una tendencia natural en el ser humano a ver todo desde su propia óptica, y en ese sentido podría parecernos que nuestra sociedad de hoy lleva adelante complejas tareas de administración -mientras que en la prehistoria los seres humanos se dedicaban a matar bestias salvajes para alimentarse, o pescar, o recoger frutos-, lo cierto es que en las sociedades de tiempos remotos ya existían complejos y sofisticados sistemas de organización. Contaban con normas que establecían las tareas y responsabilidades de cada persona, las acciones que se podían realizar libremente y aquellas que conllevaban un castigo; había una estructuración de esos castigos y de su aplicación.
Las sociedades que estaban cerca de fenómenos climáticos específicos tenían desarrollados sistemas precisos para administrar sus recursos cuando éstos tuvieran lugar, ya sea que se tratara de inundaciones, nevadas, sequías o la erupción de un volcán. Podríamos decir que, en varios sentidos, esas sociedades eran tan complejas como las de nuestro mundo contemporáneo. Incluso se ve en la intuición que tenían acerca de lo necesario que era el establecimiento de una autoridad que condujera el destino del grupo hacia el bien común.
A la hora de establecer un punto como el origen histórico de la actividad de administrar, algunos autores lo ubican conjuntamente al desarrollo de la escritura, en el marco de la cultura sumeria. Otros señalan al pueblo egipcio, con su impulso de construir las pirámides, a modo de reconocimiento de una necesidad de planeamiento y organización. También se destaca, como otra opción, el surgimiento del Código de Hammurabi, ya que en algunas de sus disposiciones se detallan actos que hacen de un modo específico al hecho de administrar, como, por ejemplo, el salario mínimo. Por último, hay quienes se definen por sistemas más claros y cerrados de administración, como los que tuvieron lugar en la sociedad hebrea, o en las civilizaciones griegas y romanas.
Características de la administración moderna.
Hoy en día ya se tiende a ver la administración en tanto proceso. Y en este proceso secuencial, se señala la presencia de cuatro etapas básicas: planeamiento, organización, dirección, control.
- Planeamiento: surge naturalmente del objetivo principal de la organización, de lo que en la jerga administrativa se conoce como la misión. Solo desde allí podrán desprenderse los procesos, tareas y estrategias adecuadas. Porque es solamente en relación con ese norte que serán adecuados o no. Suele invertirse un esfuerzo considerable en mapear las fortalezas y debilidades de la organización, así como las ventanas de oportunidad o de amenaza que se presente en cada contexto. Suelen establecerse diferentes planes según el plazo temporal que se considere, distinguiéndose las de corto plazo, mediano plazo (uno a cuatro años) y las de largo plazo (cuatro a ocho años).
- Organización: Una vez que se han dejado en claro tanto la misión de la organización como las estrategias y objetivos intermedios hacia ella, surge el establecimiento de las responsabilidades y obligaciones de cada persona en el camino hacia allí. Este aspecto hace al organigrama, que considera no solamente quién hace qué, sino también quién responde ante quién, y la cuestión de los plazos en los que cada una de esas tareas ha de verse cumplida.
- Dirección: El plan no siempre encuentra una ejecución sencilla y amena. La vida cotidiana suele presentar una serie de complejidades que, o bien no fueron contempladas, o bien surgen sobre la marcha. Y aquí se plantea la necesidad de una persona, o de un grupo de ellas, que se encargue de lidiar con estos y acompañar el desarrollo de las actividades que tienden a los objetivos. También se desprende de la dirección el ángulo del liderazgo y el impulso motivacional al grupo.
- Control: Se trata de una actividad, en general ejercida también por los ejecutivos de la organización, de evaluar el desempeño en función de los objetivos y las metas que se han fijado. Se detectan los desajustes, y se procede, o bien, a exigir un mejor desempeño, o bien a reformular las metas, si es que éstas se hallaban en discordancia con las posibilidades reales del grupo de trabajo.
Citar este artículo
Lehrer, L. (16 de mayo de 2022). Definición de administración. Su origen, antecedentes y características. Definicion.com. https://definicion.com/administracion/
