La palabra documento se emplea para aludir a un texto, usualmente escrito, gracias al cual se deja registro de algún acontecimiento o evento. Esto puede ser para plasmar hechos históricos, por ejemplo. Sin embargo, no es la única función.
Documentos se considera no solamente a los textos escritos, sino también a algunas piezas de la arqueología, incluso a esculturas, pinturas y otros elementos. Esto ocurre así ya que el invaluable valor histórico que poseen las hace cruciales para la historia cultural y social de una comunidad.
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Características.
Hay algunas características en común a los diferentes tipos de documentos que pueden existir. Esto va más allá de la forma que adopte el documento (escrito o no), de la función que cumple o de su origen:
- Funcionan como testimonio de algo: gracias a ellos se ha dejado constancia de forma fehaciente respecto de alguna situación o hecho.
- De acuerdo al área de conocimiento al que pertenezcan, existen instituciones y organizaciones encargadas de almacenarlos, cuidarlos y organizarlos.
- Pueden ser de carácter público o privado.
Como registro histórico.
Los documentos empleados como registros históricos son denominados, simplemente, documentos históricos. En esta clasificación encontramos a toda aquella producción, predominantemente escrita, que cuenta con información relevante respecto de un momento u evento.
Una característica elemental de estos materiales es que son originales, es decir, no son copias. Esto le confiere importancia no solo por su valor como testimonio de una época, sino que también es una parte central de la configuración institucional de un territorio, por ejemplo. A este fin sirven documentos como leyes, legislaciones antiguas, documentos sobre burocracia o registros que permitan constatar alguna actividad de cierto periodo.
Los documentos históricos poseen un valor único para su comunidad, y en ocasiones son resguardados en archivos. Esta palabra, del latín archīvum, describe a un lugar donde se almacenan de forma organizada documentos importantes para la sociedad. Quienes trabajan para resguardarlos son conocidos como archivólogos o archivólogas.
Ellos tienen la labor de clasificar los documentos que reciben, completar expedientes que den cuenta de los detalles de su registro, organizar la documentación, actualizar la información necesaria y controlar que permanezcan en la institución.
Hoy por hoy, numerosos países han convertido bastante documentación en un nuevo formato que permite almacenarlos de forma práctica. Esto significa que se recurre a la tecnología y a la amplia capacidad de almacenamiento que algunos instrumentos como discos duros o la nube, ofrecen. Esto posibilita que el acceso a su información sea mucho más fácil, principalmente para quienes investigan y trabajan con estos.
Además, brinda la chance de que las copias más antiguas, afectadas por el paso del tiempo, el cambio de temperatura e incluso el tacto, sean resguardados del constante contacto humano que pueda contribuir con su deterioro.
Documento e identidad.
En Argentina, desde fines del siglo XIX, se instauró un servicio en el que se deja constancia efectiva sobre la actividad civil de las personas: se denominó «registro civil«. Así, el Estado puede tener conocimiento pleno de cuánta gente habita cada localidad y cuál es su situación particular (con vida, sujetos fallecidos, individuos unidos en matrimonio, viudos o solteros, etc).
De este modo, un archivo con documentación oficial de todos los seres que habitan el mismo suelo es una manera práctica de organizar a la población y prepararse para eventos como un censo. Sin embargo, no es la primera nación en el que este organismo surge, ya que era una práctica de larga data.
Ya desde la Antigua Roma se obligaba a quienes tuviesen hijos a que lo notificaran. En la Edad Media, por ejemplo, dado el estrecho vínculo entre la nobleza y la Iglesia, se registraba gracias al documento del bautismo a todo aquel niño que atravesara por esta ceremonia. Quienes no estaban bautizados quedaban, por ende, fuera del registro.
Cuando el universo religioso deja de estar unido indivisiblemente al Estado, se proponen nuevas alternativas sobre cómo llevar adelante un registro de los ciudadanos. De este modo, y hacia principios del siglo XIX, los registros civiles comenzaron a funcionar en Europa.
En el caso de Argentina, la institución encargada de emitir la documentación pertinente es denominada Renaper (Registro Nacional de las Personas). En 1948, a partir de la Ley 13.482, este organismo fue creado para que se pueda certificar la identidad de toda aquella persona que habite suelo argentino.
El documento con el que se puede certificar la identidad es el DNI o Documento Nacional de Identidad. La utilidad de esta documentación es que permite que alguien valide, frente a quien corresponda, su identidad, en tanto en cuanto esta es un derecho humano elemental. Es, además de un derecho, una obligación del ciudadano tener su DNI.
Sin embargo, en aquel momento los documentos empleados para la validación de identidad eran dos:
- La Libreta de Enrolamiento o LE, dado que el servicio militar era obligatorio hasta aquel entonces
- La Libreta Cívica o LC: era el equivalente, para las mujeres, de la LE
Características del DNI.
El DNI, tal y como se lo conoce hoy en día (un documento de plástico, de tamaño y peso de una tarjeta bancaria), es un modelo reciente. Originalmente, se empleaba el denominado DNI verde o bordó, una pequeña libreta que indicaba el número de identidad de la persona en la tapa, con impresión láser, y que tuvo validez hasta 2017. Desde un tiempo previo a esa fecha empezaron a realizarse campañas para que los ciudadanos actualizaran sus documentos de identidad al nuevo formato de plástico.
La estructura actual hace que sea más sencillo transportarlo (ya que cabe dentro de una billetera), incluye muchos más instrumentos de seguridad y es más seguro contra manchas, roturas o algún daño imprevisto.
Documentos, sociedad y tecnología.
En la actualidad, y gracias al impacto de la tecnología en nuestras vidas, múltiples actividades cotidianas se realizan a través de dispositivos. Estos pueden ser computadoras, tablets, notebooks, teléfonos y otros.
Gracias a la multiplicidad de recursos tecnológicos con los que contamos, gran parte de la documentación de la sociedad puede encontrarse, completarse y realizarse mediante un dispositivo con internet.
Por ello, la cantidad de tiempo que una persona destina en su vida diaria a completar documentaciones y solicitudes (por ejemplo, en términos burocráticos) puede disminuir. Es importante capacitar a los empleados de los diferentes organismos para que puedan no solo aprender a realizar estos procesos, sino asistir a la población y a los ciudadanos para completarlos de forma correcta.
Otra razón por la cual la incorporación de la tecnología en la gestión de la documentación es fundamental es que permite ahorrar mucho dinero en impresiones, hojas, tintas y demás recursos necesarios.
De este modo, no solo se aporta, aunque sea en pequeñas cantidades, a cuidar el medio ambiente, sino que además es posible que un documento pueda corregirse, reenviarse o incluso rehacerse las veces que haga falta, ya que alcanza con volver al archivo original y hacer los ajustes pertinentes. Dado que se pueden hacer usualmente a través de un correo electrónico, tampoco es indispensable asistir personalmente a un lugar y presentarlos en formato físico.
Citar este artículo
Fernández, A. M. (28 de septiembre de 2022). Definición de documento. Tipos, rasgos y ejemplos. Definicion.com. https://definicion.com/documento/
