Definición de cronograma

Al hablar de un cronograma, nos referimos a la representación en formato gráfico de un conjunto de hechos en función de una línea temporal.

La palabra cronograma surge al unir el vocablo griego chronos, que significa tiempo, y el también griego grama, que se traduce al español como mensaje escrito. En griego, Kronos es literalmente la personificación del tiempo, por lo que el concepto que nos convoca vendría a ser representación del tiempo. De todas maneras, si bien está en discusión, la mayoría de los estudiosos coinciden en que la razón de llamar a Kronos proviene de la palabra Chronos y no viceversa.

En general, cuando nos referimos a un cronograma, visualizamos un listado de elementos que forman parte de un plan y que es necesario que sean realizados, con sus fechas ideales para comenzar y finalizar. Los tipos de cronogramas que existen son variados. Uno de los más utilizados es el que nuclea cada actividad de un proyecto, que es una manera de calendarizar proyectos anotando informaciones acerca de cada paso que se debe ejecutar en los días que corresponden a un proyecto específico.

Otro modo de representar un cronograma, también de uso habitual, es el diagrama de Gantt, que nos brinda una herramienta para representar gráficamente el cronograma de un proyecto, indicando cuándo se iniciaría y cuándo concluiría, además de datos acerca de cómo depende cada actividad de las otras.

Hay varias herramientas de uso libre y con códigos abiertos para generar un cronograma de proyecto, que están disponibles para usar en la plataforma que precisemos, y que ofrecen oportunidades para crear listados de tareas, asignaciones de recursos y otros recursos complementarios.

El objetivo de la confección de cronogramas es la descripción detallada de cada una de las cosas que deben ser llevadas a cabo y la sistematización del tiempo que cada una requiere para ser culminada a buen término.

Por todo esto son fundamentales los cronogramas cuando se quiere darle impulso a un proyecto. Esto permite que el procedimiento se desarrolle ordenadamente, con organización y sin problemas en una de las partes que traben a las demás. Es importante que el cronograma de un proyecto esté disponible para ser visualizado por cualquiera de los miembros involucrados en el mismo.

Importancia del cronograma.

El valor de un cronograma recae en lo esencial que resulta para lograr una organización que permita la adecuada implementación de nuestros proyectos, desde el momento de pensarlo hasta el instante de concluirlo.

Gracias a este elemento, podremos organizar óptimamente los pasos a seguir, para más adelante ejecutarlos y, finalmente, monitorear para comprender si se están desarrollando ordenadamente y en los plazos que establecimos antes de su inicio.

Pasos a seguir para elaborar un cronograma.

Para elaborar un cronograma es muy importante conocer nuestro proyecto, sus necesidades y las herramientas con las que contamos. Si bien cada proyecto es personal y cada plan decide permitir un mayor o menor margen de improvisación, hay algunos pasos decisivos a tener en cuenta si queremos llegar a un buen término.

Estos pasos clave son:

• Definir las tareas: En este paso, nos dedicamos a hacer una definición de todo aquello que se debe realizar para ejecutar el proyecto. Cuantos más detalles nos brinde esta descripción, más atinados serán los resultados que obtendremos. Si trabajamos con tareas que son de mayor complejidad que lo habitual, lo ideal es que además dividamos estos apartados en actividades complementarias, para poder detallar mejor a cada uno.
• Definir los tiempos: Una vez que identificamos las tareas a ejecutar, debemos dedicarnos a la asignación de cada una de ellas a un tiempo en que debería estar completadas. La recomendación, para tener una guía, es la de aplicar experiencias vividas en algún otro proyecto similar. Si esas vivencias orientativas no existen porque es algo nuevo para nosotros, lo ideal es hacer una consulta con alguien que sí esté especializado en este ámbito. Cuando terminamos esta fase, es necesario que quien lidera el proyecto cuente con las herramientas para calcular el tiempo de cada tarea y calcule asimismo del tiempo global. Esto va a servir para hacer el trazado estructural del proyecto completo.
• Trazar las interconexiones entre tareas: Para analizar las tareas, es valioso determinar cuáles son simultáneas y cuáles dependen de la culminación de otra para ser llevadas a cabo. Estos datos son fundamentales porque contribuyen a establecer maneras de optimización de estos plazos o deadlines.
• Definir restricciones: Además de todo lo dicho, los plazos a cumplir pueden tener elementos que los condicionen. Por ejemplo, tareas que solo pueden ser realizadas en momentos específicos, o que precisan de factores externos al proyecto (como la disponibilidad de alguien o algo de afuera, desde un cliente hasta un factor climático, entre otros). Este es un dato que servirá para poder establecer más exactamente un panorama que nos permita entrever los plazos de nuestro proyecto, y que nos va a ayudar para lograr una optimización de cada fase.
• Definir los recursos con los que contamos: En esta parte, definiremos todos los recursos que tenemos a disposición, los cuales pueden ser humanos, materiales, intelectuales o económicos, y que serán importantes para ejecutar nuestro proyecto. Si además adjudicamos a cada fase su costo económico, el cronograma nos será útil para generar una base desde la cual elaborar el presupuesto, que es otra herramienta que no puede faltar a la hora de comenzar a trazar un plan empresarial. Esta referencia no siempre estará disponible pero, en caso de estarlo, puede ayudar muchísimo.
• Analizar y revisar: Por último, es de gran importancia la apertura de un apartado que permita verificar el tiempo y la calidad de cada tarea que se efectúa. Gracias a esto podremos identificar con facilidad qué es lo que falla para poder implementar mejoras o modificaciones en nuestro proyecto.

Programas para crear cronogramas.

Algunos de los programas que podemos utilizar para crear los cronogramas necesarios para la ejecución de nuestro proyecto son:

• Planner: Se trata de una herramienta que sirve para la planificación, programación y seguimiento de proyectos. Es un software libre que desarrolla GNOME, disponible en múltiples idiomas.
• dotProject: Este software utilizado para gestionar proyectos se basa en la Web y admite diversos usuarios y lenguas. Está construido por apps de código abierto, es de software libre y la mantienen pocos pero dedicados voluntarios.
• Microsoft Project: Se trata de un administrador de proyectos que desarrolla y comercializa Microsoft, y que asiste a usuarios que se encargan de administrar proyectos. También sirve a la hora de desarrollar planificaciones, asignar recursos a determinadas tareas, seguir los avances y progresos del proyecto, analizar las cargas laborales y otras herramientas. Se trata de un programa que forma parte del paquete de Microsoft Office y que, como tal, permite sistematizar diversas herramientas de un proyecto en un mismo entorno de trabajo virtual.
• ProjectLibre: es un software similar al anterior, pero en una versión de código abierto que corre sobre la plataforma Java, por lo que puede ser ejecutado en distintos sistemas operativos.

Citar este artículo

Krause, G. (26 de enero de 2022). Definición de cronograma. Importancia, pasos, herramientas. Definicion.com. https://definicion.com/cronograma/