Definición de organigrama

Un organigrama es como una instantánea de una organización o empresa. Es decir, es una representación gráfica de la estructura interna de la misma, de cómo el personal que en ella se desempeña, organiza sus puestos de trabajo.

Esta representación es el esqueleto que sostiene a toda organización o empresa y en el que se plasma con claridad los cargos jerárquicos que existen, las dependencias, las relaciones que se establecen entre los diferentes sectores y, sobre todo, la existencia o no de un área determinada. Esto quiere decir que, si al querer encontrar un departamento, este no está especificado en el organigrama de la empresa u organización, es porque este departamento no existe.

De esta manera, el organigrama permite hacer un vistazo rápido, pero claro, de la organización de una entidad, ya sea que se trate de una de índole privada o pública. Para que sea un reflejo real de la organización o empresa, es indispensable que sea fiel a la realidad, a la cantidad de áreas, sus relaciones jerárquicas, sus sistemas o modos de comunicación, etc.

En este tipo de representación gráfica, los cargos que se ocupan dentro de la entidad, se muestran en forma de rectángulos. Existen casos en los que se suele colocar fotos o información de contacto como, por ejemplo, correo electrónico, enlaces a páginas webs, etc. Sin embargo, lo correcto es colocar el puesto que existe dentro de la organización o empresa, ya que, el nombre de la persona que ocupa ese rol puede variar con el paso del tiempo.

Entonces, un organigrama no representa a las personas que ocupan un puesto, sino que establece la existencia de ese puesto dentro de la empresa, independientemente de quien lo administre o lleve adelante.

Es importante destacar que, la palabra organigrama, como modo de representar la estructura interna de una empresa o una organización, también se la conoce con otros nombres como, por ejemplo, diagramas de organización, gráficos de jerarquías, diagramas organizativos, etc.

Historia del organigrama.

La historia del organigrama la podemos anclar en el siglo XIX, más precisamente en 1855, cuando Daniel McCallum plasmó en un diseño rústico, lo que se consideró como la primera estructura de trabajo interno de la modernidad. McCallum fue responsable de una compañía ferrocarril de Nueva York y Erie. Su diagrama respondía a eso, a la forma de trabajo del mismo. Pero, este dibujo no lo hizo él mismo, sino que solicitó al diseñador e ingeniero civil George Holt Henshaw que plasmara, lo más fielmente, la organización de los puestos.

Ya en el siglo XX, el término organigrama se expandió en el mundo de las fábricas y se tornó un concepto más familiar. El mismo que permitía establecer roles y funciones para, de esa manera, ser más eficientes a la hora de desempeñarse en cualquier rubro laboral. Para el ingeniero Willard C. Brinton, el organigrama era una herramienta fundamental que debía existir en toda fábrica o empresa para mantener una estructura ordenada.

Cabe destacar que, el organigrama, fue aplicado inicialmente en el campo de la ingeniería. A partir de 1920, este tipo de diagrama se expandió a los ámbitos comerciales.

Características del organigrama.

Los organigramas cuentan con una serie de características que permiten que su lectura sea más sencilla y clara. Igualmente, es relevante conocer las principales.

• Rectángulos: representan los puestos que existen dentro de una organización o empresa. En ellos se escribe el nombre del puesto, es decir, del rol, de la tarea, y no el nombre de la persona que, ocasionalmente, lo ocupa. También pueden usarse cuadrados o círculos.
• Líneas: determinan las funciones y las relaciones interpersonales, pero, sobre todo, representan los canales de comunicación o relaciones formales o funcionales entre los departamentos. Son de dos tipos: horizontales y verticales. Cuando estas se mueven de arriba hacia abajo, significan autoridad de mando, por lo tanto, una comunicación formal y rígida. Cuando se mueven de abajo hacia arriba, representan una responsabilidad, lo que se denomina comunicación ascendente.

Relaciones de autoridad.

Las relaciones de autoridad dentro de un organigrama pueden ser de tres tipos:

Autoridad de línea o jerárquica: puesto en el cual se puede dar órdenes directas y delegar parte de su autoridad.

Autoridad funcional: cuando un puesto o cargo puede dar órdenes a colaboradores que no dependen de él, solo en momentos especiales o específicos.

Autoridad de asesoría: también denominado staff. Esto se utiliza más que nada en casos de asesoramiento o de trabajo externo.

Ventajas.

• Establecen las líneas de autoridad de manera clara.
• Colaboran al trabajo más organizado.
• Estructuran roles y funciones.
• Dirigen los caminos de mando.
• Especifican los departamentos existentes.

Desventajas.

• Son estructuras muy rígidas.
• Muestran una incapacidad a la flexibilidad (de acuerdo al organigrama).
• Debilitan el funcionamiento de las áreas en caso de que estas no mantengan relación esporádica.
• Desbordan a una organización en caso de poca claridad en los niveles jerárquicos.
• Generan lealtades confusas.

Propósito de un organigrama.

Un organigrama debe cumplir con dos propósitos fundamentales: por un lado, uno informativo y, por otro lado, uno de análisis. Veremos cada uno en particular.

Función o propósito informativo.

Todo organigrama cumple la función o tiene el propósito de ser informativo, es decir, sirve a los nuevos integrantes (o a los visitantes) de mapa de la organización.

Esta función consiste en brindar datos precisos de puestos, cargos, roles y tareas de cada departamento. Además, puede sumarse información como, por ejemplo, lugar físico que cada departamento ocupa, contacto telefónico, horario de atención, etc.

Función o propósito de análisis.

Esta función o propósito consiste en ser una herramienta para que, quienes se desempeñen en una organización o empresa, puedan analizarla de manera interna. Este análisis no es más que un estudio interno, de su operatividad, para detectar fallas, demoras o rupturas que entorpecen el funcionamiento de la empresa u organización.

Conocer el gráfico permite, además, detectar en qué punto del mismo está la falla y así, resolverla con más agilidad.

Tipos de organigramas.

Existen diferentes tipos de organigramas, usar uno u otro dependerá del tipo de organización o empresa, tarea que realice, contexto en el que se desarrolle, etc. Asimismo, existen los organigramas más tradicionales y los más disruptivos. Veremos algunos de ellos.

Organigrama jerárquico.

Este es el tipo de organigrama más convencional que existe. En él, las personas con más poder jerárquico, ocupan los puestos o los rectángulos superiores, mientras que, los que no tienen carga jerárquica, están ubicados en los rectángulos inferiores.

Por tanto, el director superior y los responsables de los departamentos se ubicarán en los recuadros superiores. La parte operativa, en los inferiores. En esta organización, la comunicación suele ser descendente y, hasta ciertos niveles, ascendente.

Organigrama matricial.

El matricial es el organigrama empleado en grandes empresas que cuentan con más de un director o, en su defecto, a más de un responsable. Por ejemplo, ocurre cuando la parte operativa está dentro de un departamento, pero su tarea debe ser supervisada por los responsables de dos departamentos diferentes.

Organigrama plano.

También conocido como organigrama horizontal. No cuenta con niveles de mando, pero sí supone la existencia de dos sectores, por un lado, el directivo y, por otro lado, el personal.

En este tipo de organización, el personal tiene una gran responsabilidad y participa en la toma de decisiones.

Citar este artículo

Navicelli, V. (10 de junio de 2022). Definición de organigrama. Historia, características, propósito y tipos de organigrama. Definicion.com. https://definicion.com/organigrama/