Con plan operativo hacemos mención a un documento oficial en el que se establecen ciertos objetivos a seguir. Esta palabra está compuesta por dos partes, las mismas las analizaremos a continuación.
- Plan: palabra que proviene del latín planus, significa plano. Es considerado como el nivel más elevado de planificación, dentro de los niveles operativos de ejecución. Asimismo, se entiende como un conjunto de medidas generales cuyo propósito es llevar a cabo acciones concretas a partir de objetivos estratégicos. Muchas veces, representa un momento mental de una idea que luego se plasma y se organiza en un documento.
- Operativo: término que encuentra su origen en el latín operari, significa trabajar o lograr un efecto, producir, hacer, praxis. Básicamente, refiere al resultado de un trabajo humano, puesto que es un adjetivo que aplica a toda acción destinada a lograr un efecto.
Entonces, al conocer el sentido de las partes de la expresión plan operativo, podemos sintetizar que se trata de trazar un método o una técnica. La misma tiene como propósito lograr un efecto concreto y deseado en la realidad. Para ello, esta tarea debe quedar plasmada en un documento. El mismo debe ser elaborado y ejecutado por personas responsables y con conocimiento de aquello que se propone hacer.
En este sentido, podemos afirmar que la palabra que aquí estamos estudiando, refiere a una estrategia general que refleja lo que se quiere lograr y los pasos para conseguirlo. Al tratarse de un plan, este puede significar un periodo de ejecución extenso, es decir, que puede extenderse en el tiempo. Por lo cual, suele denominárselo, también, como Plan Operativo Anual, o, en sus siglas, POA. Este plan puede ser desarrollado y ejecutado por cualquier tipo de organización, ya sea que se trate de una empresa, de una oficina, una institución o cualquier otro grupo humano.
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Objetivos de un plan operativo.
Todo plan operativo persigue ciertos objetivos. Como es de esperarse, una estrategia general que pretende alcanzar objetivos concretos y, para ello, exige cumplir con ciertos propósitos. El más importante es el que incluye a la organización que desarrollará dicho plan operativo. En ese sentido, la organización debe:
- Ubicarse en el tiempo y en el espacio.
- Visualizarse en el futuro.
- Proyectarse hacia el futuro.
Para lograrlo, todo plan operativo debe contar con un buen diseño o, como también se lo denomina, una planificación. Caso contrario, solo será un boceto de ideas sin conexión alguna o sin un camino claro por seguir. Como bien mencionamos, un plan operativo es desarrollado y ejecutado por personas reunidas en una organización, esto refiere a que son ellos mismos los responsables de su puesta en marcha y, por tanto, de su éxito o fracaso.
Un dato a destacar es que, los objetivos de un plan operativo se detallan en lo que también se conoce como plan de acción. En él, se priorizan las iniciativas más relevantes que llevarán a la concreción de lo establecido en el plan mayor. En este sentido, tanto el plan operativo como el plan de acción representan una guía a seguir tanto en los momentos previos de la ejecución como en la praxis misma. Podemos decir, también, que son una ruta a seguir y que marcan el camino para evitar desvíos innecesarios.
Aspectos de un plan operativo.
Podemos nombrar ciertos aspectos que caracterizan a todo plan operativo, esto nos permitirá conocer un poco más el sentido de la palabra que aquí estamos estudiando.
Análisis.
Todo plan operativo debe responder a tres preguntas iniciales: ¿cuál es la situación actual?, ¿Cuál es la situación deseada a la que se quiere llegar?, ¿cómo se llegará a la situación deseada? Estas tres preguntas permiten analizar el contexto inicial para establecer un camino concreto y bien definido.
Duración.
Un plan operativo suele durar un año, es por ello que se lo denomina Plan Operativo Anual. Sin embargo, podemos encontrar planes cuya duración es más extensa; pudiendo alcanzar los cuatro años de ejecución. Esto puede deberse a muchos factores, pero, uno de los más relevantes puede ser el nivel de ejecución.
Estructura.
Generalmente, un plan operativo es diseñado por los responsables de una organización y ejecutado por la parte operativa del organigrama. Es decir, están quienes elaboran las ideas y las plasman en un documento que se transforma en oficial. El mismo al cual los operarios deben responder y llevar a la práctica en su labor cotidiana.
Control.
Como cualquier otro mecanismo de acción, un plan operativo se somete a una serie de controles o evaluaciones tanto en la etapa previa a su ejecución como en los momentos concretos de esta. Se trata de un acompañamiento para garantizar, no solo un buen seguimiento, sino que, además, un resultado satisfactorio.
Decisiones.
El documento oficial en el cual se plasma la estrategia a seguir, también está acompañado por una toma de decisiones. Es decir, se propone la existencia de un rol, el cual tiene la responsabilidad de detectar a tiempo, posibles fallos o desvíos y actuar de manera estratégica y eficiente, sin dañar lo hecho hasta el momento.
Éxito.
Para que un plan operativo sea exitoso, el documento debe ser elaborado con un máximo de rigor. Además, las personas involucradas, deben actuar con responsabilidad y compromiso, ya que su participación es fundamental. Pero, sobre todo, es aconsejable contar con mecanismos de control acertados y con la capacidad de anticipar cualquier tipo de inconvenientes.
Atención.
Además de lo expuesto, un plan operativo debe estar atento a los posibles errores en su planificación o en su ejecución. Solo por nombrar algunos de ellos:
- Falta de confianza en el plan.
- Ausencia de un líder.
- Ineficiente análisis de la situación actual.
- Nula participación de los involucrados.
Elementos de un plan operativo.
Todo plan operativo está formado por los siguientes elementos o componentes. Antes de nombrarlos, es relevante destacar que la existencia de uno u otro dependerá del tipo de negocio o de estrategia que se trate. Sin embargo, detallaremos los más comunes:
- Ubicación: refiere al lugar en el cual se desarrollará el plan y el modo de distribución de las acciones principales.
- Equipamiento: hace mención a las herramientas necesarias para llevar a la ejecución aquello que fue planificado.
- Personal: manifiesta quiénes son las personas que intervendrán en la planificación y en la ejecución del plan operativo. Es decir, refiere a los recursos humanos.
Pasos para elaborar un plan operativo.
Todo plan operativo debe estar desarrollado de modo tal que, al tomar el documento, se sepa con claridad los pasos a seguir para su concreción. Esto supone, como bien se detalló anteriormente, la existencia de ciertos pasos, los mismos que garantizarán un excelente resultado.
Planificación.
Toda idea debe quedar organizada en una planificación concreta. Es decir, es un documento en el que se especifique no solo el análisis hecho y el motivo por el cual se quiere llevar adelante una acción; sino que, además, debe contar en detalle la acción a realizar. Aquí se destacan los equipos, los recursos necesarios, los suministros y el plan a seguir.
Programación.
La programación refiere a la organización de las actividades a ejecutar. Es decir, establecer un calendario de acción y detallar los recursos humanos y técnicos necesarios para la ejecución de la tarea.
Control.
Establecer los mecanismos de control y seguimiento durante toda la vida del plan operativo. Asimismo, es aconsejable desarrollar una evaluación final que permita valorar todo el proceso.
Citar este artículo
Navicelli, V. (19 de julio de 2022). Definición de plan operativo. Objetivos, aspectos, elementos y pasos de un plan operativo. Definicion.com. https://definicion.com/plan-operativo/
